Если у вас своя учетная база и вы хотите передать ведение бухучета аутсорсеру, вам придется отнестись к организации работ более внимательно, чем когда вы полностью передаете учет и он ведется в приложении аутсорсера (Программа 1С:Бухгалтерия 8 с удаленным доступом к серверу).
Пример из нашей практики
Компания, специализирующаяся на строительстве объектов, пришла к нам на обслуживание со своим приложением 1С:Подрядчик строительства, предназначенная для комплексной автоматизации строительства. Учет был усложнен требованием ведения расходов и выручки по объектам строительства и складам.
Так как операции были стандартные и опции типовой программы позволяли выстроить учет в приложении аутсорсера, мы предложили работать в нашем базе 1С. Но клиент настоял на своей учетной базе.
Работа была построена вместе со штатным бухгалтером. Главный бухгалтер – это мы, аутсорсер, а операционист – бухгалтер клиента. Она вносила первичные документы, а мы, при необходимости вносили корректировки и исправляли ошибки, закрывали периоды, делали прочие регламентные операции, сдавали отчеты в налоговые органы, осуществляли обработку писем/требований контролирующих органов.
За 3 года работы, пока мы сдавали отчеты в налоговую, не пришло ни одного требования о представлении пояснений от налоговой по причине не верного отражения документов.
Справка: обычно при ошибках при сдаче отчетов по НДС, компания получает требования от налоговой в течение 2-3 недель со сдачи отчета. Один из показателей качественной работы аутсорсера бухуслуг – отсутствие таких требований от налоговой.
Что произошло:
Клиент взял в штат главного бухгалтера. В налоговую была отправлена последняя квартальная отчетность при совместном ведении с главным бухгалтером, мы передали клиенту архив отчетности. С нами работа завершилась.
Главбух изменила настройки учетной политики и начала править операции в закрытых периодах, меняя договора в документах, возможно, сверяя данные с оригиналами документов или проводя сверки со своими контрагентами.
Справка: в данном случае первичные документы на бумажных носителях (оригиналы) находились у клиента и нам не предоставлялись для проверки (от этого зависит стоимость тарифа), ответственность за корректность внесения документов в базу нес бухгалтер клиента.
Работа главного бухгалтера по изменениям в прошлых периодах привела к ошибкам в остатках товаров/материалов на складах (появились отрицательные остатки), в расчете себестоимости, а также в зачете НДС с авансов по договорам. Главным бухгалтером были сданы корректировки Деклараций по НДС.
В итоге появились несоответствия сданных отчетов (сданных ещё в период ведения учета аутсорсером) с текущими корректировочными отчетами по НДС. В базе «слетели» несколько периодов. От налоговой стали поступать требования.
В итоге через 3 месяца после расторжения договора, клиент обратился к нам с запросом. Пошли требования по периодам, которые закрывали мы.
В чем разница между приложением аутсорсера и приложением клиента?
- В приложении 1С можно отследить историю изменений документа, кто и когда вносил корректировки. Это позволяет выявить ошибки и ответственного. Локальная база не дает возможности отследить детализацию изменений. Найти виновного сложно. Что произошло в базе клиента за месяцы после расторжения, мы не знаем, только предполагаем.
- Например, приложение 1С блокирует предыдущие периоды, открытие базы делается только по письменному запросу от аутсорсера с указанием причины. При работе выскакивает уведомление – вы уверены, что хотите изменить данные? И опять же, видно, кто и когда вносит корректировки.
- Доступ к базе 1С серьезно регламентирован, подписывается список лиц, уполномоченных работать с базой, а также права пользователя. Как и кто это регулирует в локальных базах, вопрос, т.к. мы не можем внести ограничения.
Что мы предложили клиенту:
Мы переслали архив отчетов, включая декларации по НДС с Книгами покупок и продаж, которые выгрузили из 1С-Отчетности. В нашем случае База 1С для клиента была создана только для подключения 1С-Отчетности и взаимодействия с контролирующими органами. Данные архивы отчетов мы у себя обязательно сохраняем. И предложили клиенту услугу восстановления бухучета со скидкой.
Справка: для клиентов подключение 1С-Отчетность входит в Тариф.
Что мы рекомендуем клиентам со своей учетной базой (приложением):
- Не менять сразу настройки учетной политики;
- Не трогать сразу предыдущие периоды в локальной базе, на разобравшись. Возможно, надо связаться с экспертами аутсорсера, поднять архивы, выяснить сначала ситуацию;
- Проанализировать наличие первичных документов и данных до любых изменений в настройках, особенно, в документах;
- Иметь список лиц, с указанием фамилий, должностей, кто имеет доступ к базе, и описание прав доступа;
- Лица, ведущие учет по вашей базе должны заходить в приложение только под своим аккаунтом и логином, чтобы можно было выявить, кто вносил документ, правил. Если вы передаете логин и аккаунт друг другу, вы виновных не найдете;
- Более внимательно вносить данные по бумажным договорам. Может быть ошибки на этапе работ операциониста, либо если у бухгалтера-операциониста недостаточно компетенций. К сожалению, не все ошибки штатных бухгалтеров может нивелировать аутсорсер;
- Более тщательно относиться к выбору бухгалтеров-операционистов, и в целом, бухгалтерских кадров, обучать вовремя. Убедитесь при приеме на работу, что они имеют нужные вам компетенции.
Как видите, процесс ведения бухучета через компанию-аутсорсера на базе своего приложения и силами, как своих, так и внешних бухгалтеров, не так прост.
Наша компания поможет вам это выстроить.
Мы можем оказать вам услуги:
- Комплексного обслуживания по бухучету, разного формата;
- Помочь восстановить учет, если нужно;
- Помочь проверить компетенции штатных бухгалтеров;
- Подобрать квалифицированных бухгалтеров разного уровня;
- Помочь перейти с обслуживания по учету у нас в самостоятельное ведение учета с одновременным подбором вам главного бухгалтера и его команды;
- Проконсультировать вас по вопросам ведения бухгалтерских услуг у аутсорсеров, если вы планируете работать с вашей локальной базой.